Inicio
Proyección
- Posesionarse con los nuevos cambios de nombre y estructura en la comunidad universitaria.
- Elaborar planes lineamientos y procedimientos en materia de producción documental para la estandarización de la tipología documental en medios físicos y electrónicos.
- Hacer lecturas del entorno y visualizar tendencias en la materia que coadyuvan a la mejora de los servicios brindados.
- Integrar el funcionamiento de las unidades de Archivo y Correo Institucional para el logro de los objetivos planteados.
- Apoyar la agilización de procesos, simplificación de trámites y estandarización de los procedimientos en la producción documental y uso moderado de papel.
- Dictar lineamientos sobre la producción y manejo documental, revisión de la normativa, y automatización de los procesos es una tarea urgente para atender ya que se podrá responder con mayor rapidez las consultas de los usuarios, así como fortalecer la rendición de cuentas y el control interno.
- 7. Aplicación de la tecnología a los servicios de Correo Institucional, se estima que para dar una ágil cobertura en los servicios y ampliar los mismos se debe de implementar el uso de la tecnología para responder de manera inmediata a consultas urgentes de los usuarios y de ayuda a los procesos internos de la unidad.
- La comunicación entre los mensajeros y la coordinación, es de suma importancia la adquisición de: aparatos móviles de radiocomunicación y un vehículo, ya que en muchos casos se debe de ubicarlos para atender una solicitud de alguna unidad y que debe de resolver con oportunidad y además que, en caso, de accidente o desperfecto mecánico de vehículos, se les pueda dar un auxilio lo más rápido posible e inmediato mediante la comunicación con la coordinación de la unidad.
- Elaboración de un manual de producción Documental que logre estandarizar las series de documentales de uso frecuente y su utilización, con el fin de mantener una estructura que facilite su identificación y que responda a un futuro Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos.
- 10.Coordinación de la Comisión de Firma Digital Certificada en la Universidad Nacional. El Archivo Institucional se ha propuesto como planes piloto para la implementación de firma digital certificada instancias claves. Para lograr la implementación de la firma digital en la Universidad Nacional es necesario la coordinación con el Área de Planificación Económica y la Dirección de Tecnologías, con el objetivo de identificar los procesos para el desarrollo de un sistema de información que permita agilizar la gestión documental, los procesos administrativos académicos y estudiantiles.
- Centros de Recepción y Despacho de Documentos, El Incremento de la producción documental, hace que nuestros servicios deban de ser cada vez más eficientes y eficaces por lo que la Oficina Postal ha de proyectarse con un servicio dirigido a la atención de las necesidades de la comunidad universitaria en cuanto a los servicios de recolección distribución, traslado y entrega de la documentación producida por las unidades. Para prestar el servicio y atender tales necesidades con eficacia y eficiencia se debe buscar la agilización de procesos y trámites.
Marco Legal
Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202, de 24 de octubre de 1990. Y el Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023-C, de 30 de enero de 1995.
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos, Universidad Nacional, publicado en UNA Gaceta Nº4 de 15 de marzo de 2007.
Manual de Normas y Procedimientos, del Sistema Institucional de Archivos, 2007.
Lineamientos Generales para Reorganizaciones Administrativas, del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), de junio de 2007. Punto F: Lineamientos Normativos y Particulares de Modernización Institucional en el Componente de Estructura. Inciso “l”:
“Toda institución pública dispondrá de una unidad de Archivo Central, que son las encargadas de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar 6
y facilitar la documentación producida por la organización; además, centralizará la documentación de todo el ente, la cual dependerá jerárquicamente de la máxima
autoridad administrativa”.
Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, e 31 de julio de 2002. Capítulo III. Sección I. Artículo 16.- Sistemas de información
“Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro de los plazos requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.”
“Normas de Control Interno en el Sector Público”, de la Contraloría General de República, publicado en la Gaceta del 06 de febrero de 2009. Capítulo V: Normas sobre sistemas de información:5.1 Sistemas de información, 5.4 Gestión documental, 5.5 Archivo Institucional, 5.6 Calidad de la información, 5.8 Tecnologías de información.
Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Ley Nº 8220, de 4 de marzo de 2002. Y el Reglamento a la Ley de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Decreto Nº 32565-MEIC, de 28 de abril de 2005.
Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005. Y el Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Nº 33018, de 20 de marzo de 2006.
Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos. Publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo 2008. Fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta Nº 83 del 30 de abril de 2008.
Reseña Historica
El proyecto de creación del Archivo Central, de la Universidad Nacional se aprobó el 07 de julio de 1987 en sesión #22-87 del Gabinete del señor Rector Dr. Carlos Araya Pochet, en el cual establecía el Archivo Institucional como dependencia del desaparecido Departamento de Servicios Generales. Se recomendó en esa oportunidad, buscar antecedentes por su experiencia en este campo en el Instituto Tecnológico de Costa Rica.
La preocupación por el problema del manejo de la documentación llega al Consejo Universitario, y en sesión # 1483, del 04 de junio de 1992, se nombra una Comisión de Archivo Central, encargada de coordinar, todas las acciones para implementar el futuro Sistema de Archivo Universitario. Finalmente en Circular de la Rectoría con fecha 05 de marzo de 1993, se anuncia el inicio del Proyecto “Archivo Institucional” dando referencia a la importancia de dar un servicio ágil y rápido de la documentación a la comunidad Universitaria.
Como parte de su desarrollo se norma su funcionamiento con el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y el Manual de Normas y Procedimientos Respectivos aprobado por el Consejo Universitario SCU-1852-94 del 24 de octubre de 1994. Una década después y con el avance de las tecnologías se hace necesario replantear el funcionamiento del manejo documental en la Universidad de allí se empiezan las gestiones para modificar el reglamento como consta en oficio PAA-SAI-044-2005 del 15 de junio del 2005, suscrito por el Lic. Marco Antonio Codero Rojas, Jefe del Sistema de Archivo Institucional, mediante el cual presenta la propuesta de Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y oficios V-DES-1547-2005 del 27 de julio del 2005, suscrito por el Dr. Leiner Vargas Alfaro, Vicerrector de Desarrollo; oficio AJ-D-988-2005 del 27 de julio del 2005, suscrito por el Lic. César Sánchez Badilla, Asesor Jurídico; oficio C.275.2005 del 29 de julio del 2005, suscrito por la M.A.S. Elizabeth Aedo, Contralora Universitaria; oficio del 27 de julio del 2005, suscrito por la M.L.S. Alice Miranda 3 Arguedas, Directora de la Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información y el Lic. César Sánchez Badilla, Asesor Jurídico, mediante el cual dan respuesta a las audiencias concedidas y emiten criterio en relación con la propuesta de Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y oficio V.DES.1362-2006 del 2006 suscrito por el M.Sc Régulo Díaz, coordinador de la Comisión de Simplificación mediante el cual solicita un plazo con el objetivo de analizar el Reglamento de Archivo.
