Consulta y Préstamos de Documentos
Uno de los principales objetivos del SIA es el brindar servicios de la información de manera ágil y oportuna a la comunidad universitaria y público en general, es decir, la información como fin último de los documentos, a través de la referencia, consulta, préstamo, reprografía, asesorías, inspecciones, entre otros.
Procedimiento:
- El usuario solicita el servicio vía telefónica, por fax, por correo electrónico o personalmente en el Archivo Institucional.
- Si la solicitud es un documento custodiado en el Archivo, el usuario deberá registrarse en el control de usuarios, en la recepción.
- Un profesional en Archivística se encarga de atender la consulta, buscar la información en los inventarios y de facilitar el o los documentos solicitados, para su consulta en la sala correspondiente.
- El usuario debe llenar la boleta de solicitud de documentos, anotando sus datos personales, el nombre y el código de los documentos.
- Dependiendo del volumen de la documentación, al usuario interno (funcionarios de la Institución) se le prestarán los documentos por el plazo que autorice la jefatura.
- A los estudiantes y particulares se les prestarán los documentos únicamente para consultarlos en las instalaciones del Archivo Central.
- Los documentos de uso restringido solo podrán facilitarse al interesado (a) en cumplimiento del ordenamiento jurídico pertinente, con la solicitud por escrito del superior jerárquico de la unidad ejecutora productora de los documentos.
- Los recursos que se ponen a disposición de los usuarios son, entre otros: fotocopiadora, escáner, internet, correo electrónico, sitio Web.
- El servicio de la información se realiza con los recursos materiales y humanos con que cuenta el Sistema Institucional de Archivos.
