Reseña Historica
El proyecto de creación del Archivo Central, de la Universidad Nacional se aprobó el 07 de julio de 1987 en sesión #22-87 del Gabinete del señor Rector Dr. Carlos Araya Pochet, en el cual establecía el Archivo Institucional como dependencia del desaparecido Departamento de Servicios Generales. Se recomendó en esa oportunidad, buscar antecedentes por su experiencia en este campo en el Instituto Tecnológico de Costa Rica.
La preocupación por el problema del manejo de la documentación llega al Consejo Universitario, y en sesión # 1483, del 04 de junio de 1992, se nombra una Comisión de Archivo Central, encargada de coordinar, todas las acciones para implementar el futuro Sistema de Archivo Universitario. Finalmente en Circular de la Rectoría con fecha 05 de marzo de 1993, se anuncia el inicio del Proyecto “Archivo Institucional” dando referencia a la importancia de dar un servicio ágil y rápido de la documentación a la comunidad Universitaria.
Como parte de su desarrollo se norma su funcionamiento con el Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y el Manual de Normas y Procedimientos Respectivos aprobado por el Consejo Universitario SCU-1852-94 del 24 de octubre de 1994. Una década después y con el avance de las tecnologías se hace necesario replantear el funcionamiento del manejo documental en la Universidad de allí se empiezan las gestiones para modificar el reglamento como consta en oficio PAA-SAI-044-2005 del 15 de junio del 2005, suscrito por el Lic. Marco Antonio Codero Rojas, Jefe del Sistema de Archivo Institucional, mediante el cual presenta la propuesta de Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y oficios V-DES-1547-2005 del 27 de julio del 2005, suscrito por el Dr. Leiner Vargas Alfaro, Vicerrector de Desarrollo; oficio AJ-D-988-2005 del 27 de julio del 2005, suscrito por el Lic. César Sánchez Badilla, Asesor Jurídico; oficio C.275.2005 del 29 de julio del 2005, suscrito por la M.A.S. Elizabeth Aedo, Contralora Universitaria; oficio del 27 de julio del 2005, suscrito por la M.L.S. Alice Miranda 3 Arguedas, Directora de la Escuela de Bibliotecología, Documentación e Información y el Lic. César Sánchez Badilla, Asesor Jurídico, mediante el cual dan respuesta a las audiencias concedidas y emiten criterio en relación con la propuesta de Reglamento del Sistema Institucional de Archivos y oficio V.DES.1362-2006 del 2006 suscrito por el M.Sc Régulo Díaz, coordinador de la Comisión de Simplificación mediante el cual solicita un plazo con el objetivo de analizar el Reglamento de Archivo.
El reglamento se eleva para su análisis a la Comisión de Asuntos Económicos y Administrativos.
El Consejo Universitario acuerda, DEROGAR EL REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL Y EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, APROBADO EN SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO, CELEBRADA EL 20 DE OCTUBRE DE 1994, ARTÍCULO III, INCISO IX, ACTA Nº 1691 Y COMUNICADO MEDIANTE OFICIO SCU-1852-94 DEL 24 DE OCTUBRE DE 1994 y APROBAR EL REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS, en acuerdo firme por la secretaria del Consejo Lic. Sandra León Coto y Publicado en UNA-Gaceta 4-2007 III. 5 de marzo del 2007, comunicado por SCU-245-2007, ARTÍCULO III, INCISO I, de la sesión ordinaria celebrada el 1 de marzo del 2007, acta No. 2823. El Sistema Institucional de Archivos, según su Reglamento, se encuentra conformado por los Archivos de Gestión, los Archivos Periféricos y el Archivo Central de la Universidad Nacional.
En sus veinte años de trayectoria ha logrado, entre otras cosas, el establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, que planifica, coordina, dirige y organiza los Archivos de Gestión, Periféricos o Especializados y el Archivo Central de la UNA; la elaboración e implementación de un sistema de clasificación normalizado para todos los Archivos de Gestión; la organización de los fondos cerrados de la UNA, para el acceso ágil y oportuno a la información; la conformación de Archivos Periféricos en Facultades, Sedes y Centros; la capacitación continua a los encargados de Archivos de Gestión, así como su respectivo seguimiento por medio de supervisiones archivísticas; el desarrollo de asesorías en materia archivística, así como las inspecciones de los Archivos de la UNA; el desarrollo e implementación de proyectos de digitalización de documentos en el Archivo Central, así Gestores documentales para la implementación de Firma Digital certificada en la Universidad.
En los últimos siete años el Archivo Institucional ha experimentado fuertes cambios en su funcionamiento y posicionamiento convirtiéndose en agente de cambio para la gestión universitaria, aunado a los cambios de organización que se han dado en la institución como reestructuración. 4 Es hasta el 15 de octubre del 2013 en comunicado SCU-1975-2013 ARTÍCULO IV, INCISO IV, de la sesión ordinaria celebrada 10 de octubre del 2013, acta No. 3337, que se aprueba una nueva estructura de funcionamiento creando el PROGRAMA DE SERVICIOS GENERALES COMPUESTO POR LAS SECCIONES DE: DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO, TRANSPORTE INSTITUCIONAL Y SEGURIDAD INSTITUCIONAL, CON LA SIGUIENTE ESTRUCTURA OCUPACIONAL. ACLARANDO QUE LAS UNIDADES FUNCIONALES NO TIENEN RANGO DE JEFATURA O JERARQUÍA, SINO QUE SURGEN CON PROPÓSITOS DE COORDINACIÓN TÉCNICA U OPERATIVA, NO DE AUTORIDAD FORMAL.
Todos estos cambios evidencian las necesidades por adaptarse al contexto nacional como institucional, cambios como cambios de paradigmas, cultura organizacional así como cambios tecnológicos se evidencian como ejemplo en empezar a utilizar la firma digital certificada en series documentales relevantes como la gaceta UNA puesto en marcha el 11 de noviembre del 2013 SCU-2199-2013.
