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SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

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El reglamento se eleva para su análisis a la Comisión de Asuntos Económicos y Administrativos.

El Consejo Universitario acuerda, DEROGAR EL REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL Y EL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS, APROBADO EN SESIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO UNIVERSITARIO, CELEBRADA EL 20 DE OCTUBRE DE 1994, ARTÍCULO III, INCISO IX, ACTA Nº 1691 Y COMUNICADO MEDIANTE OFICIO SCU-1852-94 DEL 24 DE OCTUBRE DE 1994 y APROBAR EL REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS, en acuerdo firme por la secretaria del Consejo Lic. Sandra León Coto y Publicado en UNA-Gaceta 4-2007 III. 5 de marzo del 2007, comunicado por SCU-245-2007, ARTÍCULO III, INCISO I, de la sesión ordinaria celebrada el 1 de marzo del 2007, acta No. 2823. El Sistema Institucional de Archivos, según su Reglamento, se encuentra conformado por los Archivos de Gestión, los Archivos Periféricos y el Archivo Central de la Universidad Nacional.

En sus veinte años de trayectoria ha logrado, entre otras cosas, el establecimiento de un Sistema Institucional de Archivos, que planifica, coordina, dirige y organiza los Archivos de Gestión, Periféricos o Especializados y el Archivo Central de la UNA; la elaboración e implementación de un sistema de clasificación normalizado para todos los Archivos de Gestión; la organización de los fondos cerrados de la UNA, para el acceso ágil y oportuno a la información; la conformación de Archivos Periféricos en Facultades, Sedes y Centros; la capacitación continua a los encargados de Archivos de Gestión, así como su respectivo seguimiento por medio de supervisiones archivísticas; el desarrollo de asesorías en materia archivística, así como las inspecciones de los Archivos de la UNA; el desarrollo e implementación de proyectos de digitalización de documentos en el Archivo Central, así Gestores documentales para la implementación de Firma Digital certificada en la Universidad.

En los últimos siete años el Archivo Institucional ha experimentado fuertes cambios en su funcionamiento y posicionamiento convirtiéndose en agente de cambio para la gestión universitaria, aunado a los cambios de organización que se han dado en la institución como reestructuración. 4 Es hasta el 15 de octubre del 2013 en comunicado SCU-1975-2013 ARTÍCULO IV, INCISO IV, de la sesión ordinaria celebrada 10 de octubre del 2013, acta No. 3337, que se aprueba una nueva estructura de funcionamiento creando el PROGRAMA DE SERVICIOS GENERALES COMPUESTO POR LAS SECCIONES DE: DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO, TRANSPORTE INSTITUCIONAL Y SEGURIDAD INSTITUCIONAL, CON LA SIGUIENTE ESTRUCTURA OCUPACIONAL. ACLARANDO QUE LAS UNIDADES FUNCIONALES NO TIENEN RANGO DE JEFATURA O JERARQUÍA, SINO QUE SURGEN CON PROPÓSITOS DE COORDINACIÓN TÉCNICA U OPERATIVA, NO DE AUTORIDAD FORMAL.

Todos estos cambios evidencian las necesidades por adaptarse al contexto nacional como institucional, cambios como cambios de paradigmas, cultura organizacional así como cambios tecnológicos se evidencian como ejemplo en empezar a utilizar la firma digital certificada en series documentales relevantes como la gaceta UNA puesto en marcha el 11 de noviembre del 2013 SCU-2199-2013.

 

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