Misión y visión

Misión:

 Velar por la organización, conservación, consulta y protección del acervo documental de la Universidad Nacional de Costa Rica, mediante la administración eficiente y eficaz de la Información. En apoyo a la administración, investigación, extensión, docencia y la producción artística de la Institución.

 Con el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, tecnológicos y financieros, para dar respuesta a las necesidades de la documentación en las diferentes unidades de la Universidad y  de la sociedad, dentro del marco de la filosofía, principios y conocimientos humanistas. 

Visión:

Desarrollar las políticas archivísticas institucionales para el logro de la consolidación del Sistema Institucional de Archivos. Mediante una estructura flexible y simple; fundamentada en el talento humano, el uso adecuado de la información y el apoyo de las nuevas tecnologías.

 Para facilitar la gestión institucional, la toma de decisiones, la evaluación y la rendición de cuentas encaminado a procesos administrativos, académicos, de investigación, extensión y producción artística de la Universidad Nacional de Costa Rica, dentro del marco de la filosofía y principios humanistas.

Marco Legal

a) Leyes

Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990.

Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005.

Ley General de Control Interno, Nº 8292 de 31 de julio de 2002.

Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 2 de mayo de 1978.

Ley Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales Nº 8968

Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos N° 8220, de marzo de 2002.

Reforma a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Nº 8990.

b) Reglamentos

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos, Universidad Nacional, publicado en UNA Gaceta Nº4 de 15 de marzo de 2007.

Reglamento Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 24023-C de 30 de enero de 1995.

Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Nº 33018 de 20 de marzo de 2006.

Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto Nº 37045 de 2012

c) Directrices

Directriz de la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta Nº 226, de 22 de noviembre de 2010.

Directriz  de la Junta Administrativa del Archivo Nacional con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos. Publicada en la Gaceta Nº 61 de 28 de marzo 2008.  Fe de erratas de la directriz, publicada en La Gaceta Nº 83 del 30 de abril de 2008.

d) Otras normas (Otras disposiciones) 

Manual de Normas y Procedimientos del Sistema Institucional de Archivos, de la Universidad Nacional, 2007.

Políticas de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente.

Normas de Control Interno en el Sector Público, de la Contraloría General de República, publicado en la Gaceta del 06 de febrero de 2009.

Reseña Historica

¿Qué es el Archivo Institucional?

El Archivo Institucional es la instancia rectora del Sistema Institucional de Archivos y el encargado de la administración, custodia y conservación del fondo documental de la Universidad Nacional; el cual tiene como objetivos: 

1. Identificar, diagnosticar, reunir, organizar, describir, valorar, seleccionar, eliminar, conservar, preservar y administrar el fondo documental con valor administrativo, legal, permanente e histórico que se ha producido y produce en las diferentes instancias de la  Universidad Nacional, independientemente del soporte, para la preservación de la memoria institucional.
2. Asesorar y recomendar lineamientos, directrices y políticas en materia archivística a los Archivos de Gestión, Periféricos y Especializados de las instancias de la Universidad Nacional, con la finalidad de normalizar los procedimientos y de buscar soluciones para el buen funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.
3. Normalizar el diseño, preparación, creación y gestión de la tipología documental en la UNA en el cumplimiento de sus funciones; para regularizar la producción de documentos, con el fin de establecer los elementos necesarios para el sistema de gestión de documentos electrónicos, que garantice la estandarización del fondo documental de la Institución.

La Universidad Nacional creada en 1973, fue acumulando en bodegas documentación sin ningún tratamiento; por lo que en 1987, fue aprobado el proyecto de creación del Archivo Central de la UNA; en una sesión del Gabinete del Rector Dr. Carlos Araya Pochet; este proyecto establecía al Archivo Institucional como una dependencia del Departamento de Servicios Generales. En este momento se recomienda analizar la experiencia del Instituto Tecnológico de Costa Rica, que ya contaba con un Archivo Central.

Sin embargo, es con la promulgación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, que en el año de 1992, llega al Consejo Universitario la preocupación por el problema del manejo de la documentación en la institución; por lo que se nombra una comisión interdisciplinaria de Archivo Central, que se encargó de coordinar las acciones necesarias para lograr la implementación del Sistema de Archivo Universitario.

En circular de la Rectoría, de marzo de 1993; se anuncia el inicio del Proyecto de Archivo Institucional, haciendo referencia a la importancia de brindar a la comunidad universitaria un servicio ágil y eficiente de la documentación.

Es importante rescatar que desde sus inicios nace como un Sistema Institucional de Archivos, lo cual queda plasmado en el Artículo 215 del Estatuto Orgánico en 1993. Por lo tanto el Sistema Institucional de Archivos de la UNA es fundado en 1993 y en el 2013 celebró su vigésimo aniversario.