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Organización Documental PDF Imprimir E-mail
La Organización Documental se compone de dos elementos básicos en Archivística:
 
1- La CLASIFICACIÓN de documentos.
2- La ORDENACIÓN de documentos.

Según José Ramón Cruz Mundet, en su Manual de Archivística*, define la organización documental de la siguiente manera:

“Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la función primordial: la informativa, debe facilitar la localización de los documentos, proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género; es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran, tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y solo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni la disyuntiva".


CLASIFICAR:

El Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, estipula:

Artículo 79: La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido previamente.

Artículo 80: Los sistemas de clasificación existentes son:

a) Clasificación orgánica: consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.

b) Clasificación por funciones: consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.

c) Clasificación por asuntos: consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.


Sistema de Clasificación en la Universidad Nacional:

El sistema de clasificación de documentos de la UNA nace en 1993 como resultado de un diagnóstico a los archivos de gestión, donde se pudo determinar que los conceptos de ordenación y clasificación se confundían, además cada secretaria utilizaba su propio sistema.

Ante esta problemática se creó el sistema de clasificación de documentos unificado para toda la Universidad, el cual se actualiza cada cinco años.

Este sistema se fundamenta en los sistemas de clasificación estipulados por la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual se denomina "ORFUAS".

Las personas encargadas de los Archivos de Gestión son los responsables de implementarlo cada año, para la correcta organización del fondo documental de la institución.

Si usted es encargado(a) de un Archivo de Gestión de la Universidad Nacional y no tiene el Sistema de Clasificación, contáctenos para recibirlo.
 
 
ORDENAR:

El Reglamento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, menciona en sus artículos:

Artículo 82: La ordenación es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.

Artículo 83: Los métodos de ordenación a utilizar pueden ser el alfabético, cronológico o numérico.

a) Alfabético: Sus elementos son los nombres de personas, cosas, acontecimientos y lugares. Se subdivide a la vez en ordenación onomástica, que corresponde a los nombres de personas, la ordenación toponímica que corresponde a los nombres de lugares y la ordenación por asuntos y materias.

b) Cronológico: Los elementos que componen este método de ordenación son el año, mes y día del documento.

c) Numérico: Consiste en la asignación de números a los documentos, para colocarlos en el espacio físico correspondiente en forma sucesiva.

De acuerdo con las funciones de las unidades ejecutoras de la UNA se utilizan los diferentes métodos de ordenación o la combinación de los mismos según sea el caso.
 
 
* José Ramón Cruz Mundet, "Manual de Archivística". Fundación Germán Sánchez Ruipérez,1999.

Última actualización el Jueves, 22 de Octubre de 2009 22:02
 

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