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Gestión Documental:

 

La gestión documental puede ser definida como un conjunto de actividades técnicas y administrativas para la adecuada organización de la documentación producida y recibida por una unidad ejecutora en función de sus actividades; con la finalidad de facilitar la consulta, la conservación y la utilización de la información para una adecuada administración, para la rendición de cuentas, transparencia administrativa, acreditación, control interno y toma de decisiones.

En materia de gestión de documentos, el SIA establece el cumplimiento de los siguientes procedimientos:

1. Aplicar el sistema de clasificación “Orgánico Funcional” dado por el Archivo Central para la organización de los documentos desde el inicio de año.

2. Se deberá archivar la documentación por tipo documental.

3. La correspondencia se deberá archivar junta sin separar lo enviado de lo recibido, además no se podrá mezclar con otros tipos documentales, por ejemplo: actas, informes, convenios, proyectos, presupuestos, planes entre otros, esto debido a la vigencia administrativa legal que adquiere cada documento.

4. Ordenar los documentos utilizando los métodos de ordenación,  que nos permitan encontrar la documentación en el menor tiempo posible, por ejemplo: cronológico, alfabético o  numérico.

5. Se deberán confeccionar los instrumentos descriptivos necesarios que permitan controlar el trámite documental tales como: registros de entrada y salida de documentos, boletas de préstamo, inventarios entre otros.

6. Coordinar con el superior jerárquico el valor administrativo y legal de los documentos, y con el Archivo Central la confección y actualización de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos según lo establecido por la Ley 7202 y su Reglamento.
 
7. Asistir junto con el superior jerárquico o quien este delegue, a las reuniones u otras actividades que convoque el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, para la valoración documental.

8. Dejar constancia de los documentos eliminados mediante la confección de un acta de eliminación de documentos que deberá conservarse permanentemente en la oficina ejecutora.

9. Cada vez que se van a trasladar documentos de una instancia a otra se deberán confeccionar Listas de Remisión por triplicado de acuerdo con la Ley 7202,  además la documentación deberá ir debidamente clasificada por tipos documentales, asuntos o materias, ordenada en forma cronológica y consecutiva.

10. Proteger la documentación de factores químicos, biológicos, físicos, materiales y ambientales, que puedan afectar su conservación y preservación en el tiempo.

11. Solicitar asesoría técnica al Archivo Central para la restauración de cualquier documento con valor administrativo, legal, permanente e histórico.

12. El  préstamo de documentos se deberá realizar mediante un instrumento descriptivo que garantice el control y seguimiento del documento.

13. Los encargados de los Archivos de Gestión, deberán llevar un control diario de todos los documentos que se envían o despachan en cada oficina. Con la siguiente información: fecha de envío, número consecutivo, tipo documental, asunto, instancia a la que se dirige, nombre y firma del funcionario que los recibe y la fecha de recibido.
Última actualización el Viernes, 26 de Junio de 2009 19:03
 

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Universidad Nacional, Sistema Institucional de Archivos, telefax: (506)22773589, correo electrónico: sia@una.ac.cr. Diseñado por Área UNAWEB.