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Producción Documental:

 

La producción documental es la génesis de los diferentes tipos documentales en las unidades ejecutoras de la UNA, en el cumplimiento de sus funciones y actividades para el logro de los objetivos.

En ésta materia le corresponde al Archivo Central normar y supervisar a los diferentes archivos que conforman e integran el Sistema Institucional, por lo que a continuación se numeran una serie de recomendaciones:

1. Se debe elaborar cada tipo documental en el formato correspondiente, de acuerdo con la legislación nacional vigente o según las directrices emanadas por el Archivo Central, de manera que se identifique cada documento, facilitando la labor de organización.

2. Se debe llevar control del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental, identificando la unidad productora, y año del documento; con el propósito de controlar la producción de documentos y de agilizar la búsqueda de la información.

3. La unidad deberá asumir la responsabilidad en el caso de que un mismo tipo documental, quede con el mismo número consecutivo asignado a este. Para evitar, problemas administrativos-legales al no coincidir el código asignado al asunto.   
 
4. Se deben crear y mantener los respaldos de los documentos producidos y recibidos en las oficinas, de conformidad con el ordenamiento jurídico en la materia.

5. Los expedientes se deberán conformar de forma cronológica, consecutiva e integra, identificados con el nombre o asunto, no podrán ser segregados, es decir se deberán mantener en una unidad orden, que permita la valoración, eliminación e incorporación de otros tipos documentales.

6. El superior jerárquico de la unidad productora deberá delegar un responsable de recibir la correspondencia en cada oficina.

7. El responsable revisará, registrará y verificará diariamente que cada documento que ingresa contenga la fecha, tipo documental, número consecutivo, asunto, la(s) firma(s) del remitente(s), nombre del funcionario a quien se traslada, el sello(s) y anexo(s) en caso que se indique(n).

8. Cuando se omita información, no se recibirá la documentación, para que en un plazo no mayor de 10 días se corrija el documento, dándole  el trámite debido, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 287 de la Ley General de la Administración Pública.

9. En cada documento oficial se deberá consignar el sello de recibido en la primera página en la parte superior derecha, así como en sus anexos u otros documentos que acompañen al documento de presentación. Cuando se requiera imprimir el sello de recibido en todas las páginas de un documento, la unidad responsable fijará los lineamientos respectivos.
Última actualización el Viernes, 26 de Junio de 2009 19:02
 

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